Perguntas para descobrir se chegou a hora de mudar a gestão, a administradora ou o síndico
Por Marcelo Silveira Dalle Teze
Administrar um condomínio não é apenas pagar contas, emitir boletos, convocar assembleias e tentar manter a taxa condominial baixa. Administrar um condomínio é administrar patrimônio. E existe uma diferença enorme entre economizar com inteligência e simplesmente deixar de fazer aquilo que precisa ser feito.
Uma pintura adiada, uma infiltração ignorada, uma manutenção preventiva não realizada, um elevador envelhecendo sem planejamento, documentação irregular ou uma obrigação trabalhista e de segurança tratada com descuido podem até parecer economia hoje: até a conta chegar. E normalmente ela chega.
Capacidade de pagamento
Existe uma questão difícil, mas necessária. Nem todos os proprietários vivem a mesma realidade financeira. Há momentos em que famílias enfrentam redução de renda, desemprego, aposentadoria, emergências e dificuldades para manter até mesmo suas despesas básicas. E há pessoas que não fazem cálculos ao investir de que imóvel precisa de manutenção constante, caso contrário se deteriorará.
Mas existe uma diferença entre compreender a dificuldade individual que respeitamos e permitir que ela determine a deterioração de um patrimônio coletivo. Se determinado proprietário encontra dificuldades permanentes para suportar os custos básicos e necessários à adequada conservação do condomínio, talvez seja necessário avaliar, com responsabilidade, se aquele imóvel e sua estrutura de custos continuam compatíveis com sua realidade.
O perigo da má gestão condominial é que seus efeitos nem sempre aparecem imediatamente. A acomodação pode passar meses ou anos aparentemente sem consequências. Mas a conta chega para frente e pesada pela negligência de quem não fez no tempo que deveria ter sido executado.
Quando a realidade aparece, entretanto, podem surgir ao mesmo tempo estrutura deteriorada, equipamentos defasados, passivos trabalhistas, riscos de acidentes, obras emergenciais, chamadas extraordinárias de capital e perda de atratividade dos imóveis. Por isso, talvez a primeira pergunta não devesse ser: Nossa taxa de condomínio está barata? Mas:
Nosso patrimônio está sendo adequadamente preservado com aquilo que estamos pagando?
Check List da gestão de seu condomínio – Responda com sinceridade.
1. Síndico, conselheiros e administradora estão atualizados? Acompanham efetivamente legislação, normas técnicas, obrigações trabalhistas, segurança, seguros e demais exigências aplicáveis ao condomínio? Tem noção de que é responsabilidade deles manter a estrutura em dia?
2. O básico está sendo feito? Quando você entra no condomínio encontra pintura conservada, corredores limpos e conservados, buracos reparados, iluminação funcionando, pisos adequados, jardins cuidados e áreas comuns limpas e organizadas?
3. Os funcionários estão devidamente regularizados? Os colaboradores estão corretamente registrados e as obrigações trabalhistas, previdenciárias, securitárias, de segurança do trabalho e saúde ocupacional são atendidas?
4. A manutenção vem antes da falsa economia? Antes de comemorar redução de despesas, a gestão garante que a manutenção necessária esteja em dia?
5. Existe cronograma de organização e limpeza? Há rotinas definidas, responsáveis, frequências e acompanhamento efetivo das atividades?
6. A documentação está realmente em dia? Licenças, laudos, inspeções, certificados, contratos, seguros e demais documentos obrigatórios estão válidos, atualizados e organizados?
7. A relação com fornecedores é transparente? Se houver comissão, bonificação, benefício ou qualquer vantagem relacionada à contratação de fornecedores, isso está formalizado, é permitido e é de conhecimento dos condôminos?
8. Pequenos problemas são resolvidos antes de se tornarem grandes? Infiltrações, vazamentos, fissuras, falhas de impermeabilização e outras situações capazes de se agravar são tratadas rapidamente?
9. O Conselho Fiscal realmente fiscaliza? Seus integrantes conhecem suas responsabilidades, recebem informações e possuem condições de analisar efetivamente as prestações de contas?
10. A administração controla conflitos ou é controlada por eles? Síndico, administradora e conselhos evitam que acusações irresponsáveis, conflitos pessoais e discussões improdutivas transformem os canais do condomínio em ambientes permanentes de tumulto?
11. Serviços perigosos são tratados profissionalmente? Trabalhos envolvendo altura, eletricidade e outras atividades perigosas são executados por empresas formalizadas, tecnicamente habilitadas, com contratos, documentação e programas de segurança adequados? A gestão avalia ainda seguros de responsabilidade compatíveis com os riscos envolvidos, inclusive coberturas expressivas, quando justificadas pela exposição existente?
12. Existe gestão efetiva da equipe? Há acompanhamento de presença, produtividade, qualidade dos serviços e reuniões periódicas de alinhamento?
13. Existe liderança de verdade? Síndico e administradora lideram, decidem, acompanham e cobram ou apenas reagem quando os problemas aparecem? Síndicos não ficam a mercê de conselheiros medíocres de pensamento, se submetendo à condicionamentos que travam o básico em manutenção e infraestrutura?
14. Máquinas e equipamentos estão em dia? Elevadores, bombas, motores, portões, sistemas elétricos e demais equipamentos possuem manutenção preventiva, registros e planejamento de atualização ou substituição?
15. Os seguros realmente protegem o patrimônio? As apólices estão vigentes e as coberturas são compatíveis com o valor e os riscos da estrutura, especialmente diante de incêndios, vendavais e outros eventos relevantes? Obs.: Está cheio de condomínios com seguros com valores muito abaixo para vendavais.
16. Existe proteção para a responsabilidade dos gestores? Foi avaliada a conveniência de seguros de responsabilidade civil adequados para síndico, administradora e demais responsáveis pela gestão?
17. A gestão é devidamente profissionalizada e remunerada? As responsabilidades assumidas possuem remuneração e estrutura compatíveis com aquilo que é exigido? Voluntariado pode colaborar. Mas condomínios complexos dificilmente podem depender indefinidamente apenas de boa vontade. Com o tempo a dedicação de envolvidos reduz ou abre brecha justificada (Tive custos!!) para “adaptações” de ganhos. Responsabilidade permanente exige profissionalização.
18. A prioridade é economizar ou preservar? As decisões são orientadas simplesmente por quem deseja pagar menos ou pelo equilíbrio entre custos, segurança, manutenção, legalidade e preservação patrimonial?
19. A gestão tem coragem de substituir quem não entrega? Fornecedores e prestadores que reiteradamente descumprem aquilo que foi contratado são substituídos, independentemente de amizades ou relações pessoais?
20. A administração evita confrontos desnecessários? Síndico e administradora evitam alimentar fofocas, disputas, provocações e conflitos, concentrando a comunicação nos fatos e na administração? Síndico e administradora são permissivos, desrespeitando Estatuto e Regimento para evitar conflitos?
21. Convenção e Regimento Interno estão atualizados? Os documentos que disciplinam o condomínio acompanham a realidade atual e recebem revisão quando necessária? Há mobilização de dirigentes para sua atualização?
22. As regras são realmente cumpridas? Convenção, Regimento Interno e decisões das assembleias são aplicados ou existem apenas no papel?
23. Existe transparência? Descontos, concessões, negociações, acordos e decisões administrativas possuem critérios claros e podem ser explicados aos condôminos? As prestações de contas são mensais? Com elas há cópias de extratos bancários e conciliações? Os conselheiros fiscais avaliam as conciliações e realmente avaliam se os registros batem com as notas? Não há recibos simples entre os documentos?
24. As decisões saem do papel? Aquilo que é legitimamente deliberado transforma-se em ação ou permanece meses esperando providências por muito tempo?
25. Existe padronização da gestão cotidiana? Há procedimentos claros para limpeza, manutenção, segurança, compras, atendimento, contratação de terceiros e demais atividades rotineiras? Quando você visita o condomínio se depara com lâmpadas queimadas, falta de limpeza e verificações básicas indicando falta de check list periódico?
26. Funcionários são protegidos contra improvisações perigosas? A gestão evita deslocar colaboradores para atividades fora de suas atribuições funcionais ou para trabalhos perigosos sem capacitação, habilitação e proteção adequadas, especialmente em altura e eletricidade? As funções estão devidamente descritas? Há contratos de trabalho prevendo a atividade?
27. O condomínio transmite organização? Quando alguém entra no empreendimento percebe limpeza, conservação, segurança, organização e uma equipe sabendo exatamente o que precisa fazer? Um novo morador recebe, antes de entrar, estatuto e regulamento e uma síntese deles? Reformas quando ocorrem num edifício são previamente solicitadas e têm a responsabilidade técnica ?
28. Existe respeito na comunicação? Moradores, funcionários, fornecedores, conselheiros, síndico e administradora são tratados com respeito, objetividade e equilíbrio, inclusive nas divergências?
29. Existe um plano de evolução da infraestrutura? A administração pensa nos próximos cinco, dez ou vinte anos? Há um planejamento estratégico escrito e fundamentado com visão de futuro para o Condomínio? Existem estudos ou projetos para eficiência energética, abastecimento, geração de energia, automação, segurança, sustentabilidade, modernização e novas possibilidades permitidas de redução de custos ou geração de receitas?
30. Problemas recorrentes são atacados na causa? Aquilo que acontece repetidamente é investigado e definitivamente enfrentado ou o condomínio continua gastando dinheiro apenas combatendo consequências? Falhas energéticas, de água vira e mexe voltam a acontecer?
31. A manutenção preventiva está realmente em dia? Existe plano com cronograma, responsáveis, registros, prioridades e previsão orçamentária?
32. O condomínio está nivelando sua gestão por quem quer avançar ou por quem quer retroceder? As decisões seguem critérios aplicáveis à coletividade ou mudam dependendo de quem está pedindo ou de dirigentes não comprometidos com o básico? E, quando existem divergências, prevalece a necessidade de preservar e evoluir o patrimônio ou simplesmente a posição de quem não quer realizar investimento algum?
33. Há transparência na prestação de contas ? Documentos disponíveis e com livre acesso?
34. Há respeito nas relações? Os dirigentes defendem o bom tratamento de profissionais, dirigentes e fornecedores?
35. Há um canal não verbalizado de reclamações e sugestões? Tudo registrado para acompanhamento de data de pedido.
36. A assessoria jurídica é escolhida por competência ou afinidade? Ideal é ter profissionais especializados e ágeis no trato de desafios cotidianos disponíveis para esclarecer dúvidas de diretores e elas aparecem.
37. A contabilidade é organizada e confiável? Contabilidade não pode atrasar muito tempo a organização de dados financeiros e fiscais de condomínio.
38. Tributos e obrigações estão em dia? Se não estão em dia pode ser sinal claro de que o condomínio tem problemas.
39. Há fundo de reserva para eventuais inesperados? Isso faz toda a diferença em casos de problemas não previstos.
40. As assembleias são para brigar ou focar na resolução de problemas? Se o ego sobrepõe a solução o condomínio está com problemas de condutas internas, egos exacerbados e até mesmo falta de respeito e leviandade. Dirigentes devem ser transparentes, mas precisam ser respeitados.
41. Se precisar mudam a administradora? O Síndico é o responsável pelos seus atos e deve ter o poder de mudar a administradora se assim achar e estiver previsto estatutariamente. Mas importante ver sempre se há espaço para livre defesa e esclarecimentos de eventuais divergências, evitando atos levianos.
Olhe para suas respostas
Nenhum condomínio precisa ser perfeito. Problemas existem. Equipamentos quebram. Estruturas envelhecem. Imprevistos acontecem. A grande diferença está entre problemas que estão sendo administrados e problemas que estão sendo ignorados.
Se muitas das respostas anteriores foram negativas, talvez o problema não seja pontual. Pode existir algo muito mais perigoso: acomodação de gestão. E acomodação custa dinheiro.
A infraestrutura do Condomínio envelhece todos os dias. Pinturas deterioram. Impermeabilizações perdem eficiência. Telhados precisam ser trocado. Equipamentos chegam ao final da vida útil. Instalações tornam-se obsoletas. Normas mudam. Custos aumentam.
Portanto, não fazer nada também é uma decisão administrativa. E frequentemente é uma decisão muito cara.
Cuidado com o condomínio barato
Existe uma armadilha perigosa na administração condominial: confundir taxa condominial baixa com boa gestão. Uma administração competente precisa combater desperdícios, negociar contratos, melhorar produtividade, planejar investimentos e utilizar corretamente cada real arrecadado. Isso é gestão.
Outra coisa completamente diferente é deixar de pintar, conservar, substituir, prevenir, atualizar e corrigir apenas para manter artificialmente uma taxa condominial menor. Isso não é economia. É transferência de custo para o futuro.
A despesa que não aparece hoje pode surgir amanhã como obra emergencial, chamada extraordinária de capital, problema estrutural, passivo trabalhista, acidente ou necessidade de substituição antecipada de equipamentos.
E quem paga? Os próprios condôminos.
Adiar indefinidamente pintura, impermeabilização, segurança, manutenção de elevadores, equipamentos, contratação de profissionais para o trabalho, instalações e demais necessidades essenciais para adequar todo o condomínio à capacidade financeira de alguns pode gerar prejuízo para todos. E existe uma ironia nisso. Na tentativa de evitar determinado custo hoje, pode-se produzir um custo muito maior amanhã, inclusive para aquele proprietário que inicialmente não podia pagar.
Manutenção necessária não desaparece quando é adiada. Normalmente fica mais cara. Por isso, a gestão precisa saber diferenciar três coisas: luxo, melhoria e manutenção necessária. Luxos podem esperar. Melhorias podem ser discutidas, priorizadas e planejadas. Segurança, obrigações legais e manutenção essencial precisam ser tratadas como responsabilidades inerentes à preservação do patrimônio coletivo.
Um condomínio responsável não precisa ser luxuoso. Precisa estar seguro, legalmente adequado, limpo, organizado, conservado e financeiramente sustentável. Isso é o básico.
E abrir mão permanentemente do básico não é economia. É aceitar a deterioração do próprio patrimônio.
Seu imóvel não termina na própria porta
Quando alguém compra um imóvel em condomínio, não compra apenas aquilo que existe da porta para dentro. Também adquire uma fração da fachada, elevadores, telhados, corredores, jardins, sistemas elétricos e hidráulicos, áreas de lazer, acessos, equipamentos, segurança e toda a estrutura comum.
Por isso, a qualidade da administração interessa diretamente ao proprietário. Imagine dois imóveis semelhantes, com metragem, localização e padrão construtivo próximos. Um está em um condomínio limpo, organizado, bem pintado, atualizado, seguro, com equipamentos conservados, boa gestão e planejamento. O outro está em um prédio visualmente deteriorado, com infiltrações, equipamentos envelhecidos, conflitos permanentes, improvisações e sucessivas chamadas extraordinárias. Eles possuem a mesma percepção de valor para venda ou locação? Provavelmente não. E qual deles tende a despertar maior interesse de um comprador ou locatário?
Conta não calculada
Na tentativa de economizar alguns reais por mês na taxa condominial, alguns proprietários podem estar perdendo muito mais na valorização do próprio imóvel. Esse é um ponto central.
Um imóvel não é avaliado isoladamente. O comprador ou o locatário observa fachada, pintura, elevadores, limpeza, organização, segurança, áreas comuns, equipamentos, infraestrutura e, principalmente, a percepção geral de cuidado com o patrimônio.
Por isso, talvez seja necessário inverter a pergunta. Em vez de perguntar somente: “Quanto estou pagando de condomínio? ”Pergunte: “Quanto vale meu imóvel hoje e quanto poderia valer se este condomínio fosse melhor administrado, conservado e preparado para o futuro?”
Pode existir proprietário comemorando uma pequena economia mensal enquanto perde milhares de reais em potencial de valorização patrimonial. E existe algo ainda pior. Além de perder valor, poderá ser chamado futuramente a pagar taxas extraordinárias para recuperar aquilo que deveria ter sido conservado gradualmente ao longo dos anos.
Taxa condominial não é despesa
Quando corretamente aplicada, parte da taxa condominial representa investimento na preservação do patrimônio coletivo e, consequentemente, do patrimônio individual de cada proprietário. Isso não significa defender gastos irresponsáveis. Muito pelo contrário.
Economizar eliminando desperdícios é gestão. Economizar negociando melhor é gestão. Economizar aumentando produtividade é gestão. Economizar planejando é gestão. Mas economizar deixando de fazer a manutenção necessária é deterioração. E condomínio que não evolui inevitavelmente envelhece.
Por isso, síndico, administradora e conselhos não deveriam ser avaliados apenas pelo quanto conseguem economizar. Precisam ser avaliados pela capacidade de: preservar, organizar, prevenir, planejar, executar, fiscalizar e evoluir.
As respostas as perguntas ajudam a mostrar a diferença entre síndicos e administradoras que promovem evolução e aqueles que, por acomodação, omissão ou incapacidade, permitem o retrocesso do condomínio. E isso tem relação direta com o patrimônio de cada proprietário.
Pode gerar valorização ou depreciação. Pode evitar ou criar passivos futuros.
Pode significar planejamento ou sucessivas chamadas extraordinárias de dinheiro.
Pergunta final
Quanto a qualidade dessa gestão está acrescentando ou retirando do valor do meu patrimônio?
